I. Postanowienia ogólne
- Konferencja V Weekend ze SMA-kiem, zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją, odbywa się w dniach 18–19 sierpnia 2017 r. w Hotelu Boss w Warszawie przy ul. Żwanowieckiej 20.
- Organizatorem Konferencji jest Fundacja SMA z siedzibą w Warszawie przy ul. Przy Forcie 10/99.
- Uczestnikami Konferencji są osoby chore na rdzeniowy zanik mięśni, członkowie ich rodzin, opiekunowie, lekarze, terapeuci oraz inne osoby związane zawodowo z tematyką ochrony zdrowia.
- Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego ze strony internetowej Konferencji jest jednoznaczne z zaakceptowaniem wszystkich postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
- Oficjalny serwis internetowy konferencji znajduje się pod adresem konferencja2017.fsma.pl.
- Adresem e-mail do kontaktu we wszystkich sprawach dotyczących Konferencji jest [email protected].
II. Zasady zgłaszania i odwoływania uczestnictwa
- Warunkiem udziału w Konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa dokonane wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego w serwisie internetowym Konferencji pod adresem https://konferencja2017.fsma.pl.
- Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa upływa 7 sierpnia 2017 r. Uczestnicy zgłaszający udział po tym terminie mogą nie mieć możliwości skorzystania z pełnej oferty Konferencji.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu i/lub lokalizacji oraz do odwołania Konferencji z przyczyn od niego niezależnych. W przypadku zmiany miejsca, terminu lub odwołania Konferencji Organizator bezzwłocznie informuje Uczestnika o tym fakcie na podany przez Uczestnika adres email oraz dokonuje zwrotu wniesionej opłaty za uczestnictwo. Jednocześnie Organizator nie pokrywa ewentualnych kosztów poniesionych przez Uczestnika w związku ze zmianą terminu lub lokalizacji albo odwołaniem Konferencji.
- Przy pierwszym wejściu do obiektu Konferencyjnego Uczestnik jest zobowiązany zarejestrować swój przyjazd w punkcie powitalnym Organizatora, gdzie otrzyma identyfikator. Ze względów bezpieczeństwa osoby nie posiadające identyfikatorów nie zostaną dopuszczone do pomieszczeń, w których będzie odbywać się Konferencja.
III. Program
- W ramach Konferencji odbędą się sesje plenarne, wykłady oraz warsztaty metodyczne, a także, w wydzielonych pomieszczeniach, pokazy demonstracyjne (np. sprzętu rehabilitacyjnego).
- Program sesji, wykładów i warszatów zamieszczony jest w serwisie internetowym Konferencji oraz będzie udostępniony w miejscu ogólnodostępnym w czasie Konferencji.
- Organizator zastrzega prawo zmiany programu w każdym momencie z przyczyn organizacyjnych, a także bez podania przyczyny. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ani zadośćuczynienia ze strony Organizatora.
- W czasie pokazów demonstracyjnych wystawcy mogą kierować do Uczestników przekaz marketingowy, pod warunkiem, że Uczestnicy są o tym poinformowani.
- Prelegenci i wystawcy są poinformowani przez Organizatora, iż nie mogą kierować do Uczestników przekazu, który narusza normy prawne, etyczne lub obyczajowe. Jednocześnie Organizator nie ponosi odpowiedzialności za formę i instrumenty przekazu kierowane przez wystawcę do Uczestników.
- Dokonanie rejestracji uprawnia do wzięcia udziału wszystkich zgłaszanych osób we wszystkich ogólnodostępnych punktach programu. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia wybranych punktów programu pod względem kategorii lub łącznej liczby Uczestników.
- Uczestnik zobowiązuje się do brania udziału w sesjach, wykładach i warsztatach zgodnie z programem. Organizator zastrzega sobie prawo odmówić udziału w tej i ewentualnych następnych konferencjach Uczestnikom, którzy w sposób oczywisty nie przyjechali celem uczestniczenia w programie Konferencji.
IV. Warunki pobytowe
- W ramach Konferencji, Organizator oferuje subsydiowany nocleg dnia 18 sierpnia 2017 r. dla każdej uczestniczącej grupy (rodziny SMA).
- Subsydiowany nocleg jest przeznaczony w pierwszej kolejności dla osób ze SMA i ich rodziców/opiekunów mieszkających w odległości większej niż jedna godzina jazdy od miejsca Konferencji lub mających uzasadnione trudności z dojazdem. Organizator zastrzega sobie prawo do odmówienia subsydiowanego noclegu osobom nie spełniającym tego warunku.
- W ramach noclegu Organizator zapewnia jeden standardowy pokój dwuosobowy w hotelu znajdującym się na terenie Centrum Konferencyjnego Boss. W większości pokoi w Hotelu Boss znajduje się przestrzeń na umieszczenie dodatkowych posłań. W razie zgłoszenia więcej niż dwóch osób Uczestnik powinien zorganizować dla nich posłanie we własnym zakresie. Hotel Boss nie gwarantuje dostępności dodatkowych łóżek, natomiast zapewni nieodpłatnie dodatkowe zmiany pościeli.
- Liczba pokoi hotelowych jest ograniczona, a o przyznaniu subsydiowanego noclegu decyduje kolejność dokonywania rejestracji. W razie wyczerpania się limitu pokoi platforma rezerwacyjna nie pozwoli na dokonanie rezerwacji noclegu.
- W razie braku miejsc w hotelu Uczestnicy biorący udział pojedynczo mogą zostać poproszeni o dołączenie w jednym pokoju do innego Uczestnika biorącego udział pojedynczo. W takiej sytuacji Organizator zwróci każdemu z tych Uczestników połowę wpłaconej opłaty za nocleg.
- Uczestnik pragnący wziąć udział w Konferencji, któremu nie zostanie przyznane zakwaterowanie, powinien zorganizować sobie nocleg we własnym zakresie, bez pośrednictwa Organizatora.
- Organizator zapewnia posiłki i napoje na czas Konferencji wszystkim Uczestnikom bez względu na odległość od miejsca zamieszkania. Wszelkie niestandardowe potrzeby dietetyczne Uczestnicy powinni zgłosić w trakcie dokonywania rezerwacji.
- Wszelkie koszty związane z przejazdami na miejsce Konferencji i z powrotem Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
V. Opieka nad dziećmi
- Organizator zapewnia opiekę nad dziećmi na czas wykładów i warsztatów w wydzielonym pomieszczeniu odpowiednim dla dzieci (sali zabaw). Opieka sprawowana jest przez przeszkolonych wolontariuszy Organizatora i/lub podmioty współpracujące z Organizatorem. Skorzystanie z opieki zapewnianej przez Organizatora jest dobrowolne.
- Opieka nad dziećmi sprawowana jest tylko w godzinach ściśle określonych. W pozostałym czasie opiekę sprawuje rodzic lub osoba przezeń oddelegowana. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za dzieci pozostawione bez opieki.
- Pozostawienie dzieci pod opieką personelu Organizatora wymaga podania personelowi numeru telefonu komórkowego do rodzica/opiekuna. Rodzic/opiekun zobowiązany jest bezzwłocznie udać się do sali zabaw na każde wezwanie telefoniczne.
- Dzieci wymagające mechanicznego wspomagania oddechu oraz dzieci mające problemy z przełykaniem mogą przebywać na sali zabaw tylko pod ciągłą opieką rodziców lub opiekunów przeszkolonych w sprawowaniu opieki nad nimi. Udział personelu Organizatora ogranicza się tylko do organizacji zabawy dla takich dzieci.
- Z wyjątkiem rodziców/opiekunów dzieci wymienionych w pkt. 3, w trakcie sesji, wykładów i warsztatów rodzice/opiekunowie nie powinni przebywać na sali zabaw dla dzieci. W razie wątpliwości o przebywaniu rodziców na sali decyduje każdorazowo personel organizujący zabawę.
- Organizator dołoży wszelkich starań celem zapewnienia bezpieczeństwa dzieci, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody związane ze sprawowaną opieką.
VI. Opłaty
- Udział w Konferencji jest odpłatny.
- Płatności za udział dokonuje się za pomocą platformy internetowej w trakcie procesu rejestracji, przy użyciu karty płatniczej, przelewu ekspresowego z wybranych banków w Polsce oraz systemu PayPal.
- Wysokość opłat ma na celu umożliwienie udziału w Konferencji jak największej licznie Uczestników i nie pokrywa rzeczywistych kosztów organizacji. Uczestnicy mogą dobrowolnie zadeklarować większą wpłatę za swój udział.
- Organizator automatycznie wystawia faktury za wszelkie otrzymane wpłaty zgodnie z danymi przekazanymi przez Uczestnika w trakcie procesu rejestracji.
- Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji w każdym momencie. Rezygnacja winna być dokonana za pośrednictwem poczty email na adres kontaktowy Organizatora.
- W razie odwołania uczestnictwa w terminie do 7 sierpnia 2017 r. Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę pomniejszoną o opłatę administracyjną w wysokości 25 zł, na którą składa się opłata na rzecz operatora bramki płatności oraz koszty księgowe.
- W razie odwołania uczestnictwa w terminie po 7 sierpnia 2017 r., ale przed 17 sierpnia 2017 r., Organizator zwróci uczestnikowi 50% wpłaconej kwoty pomniejszone o opłatę administracyjną w wysokości 25 zł.
- W razie odwołania uczestnictwa 17 sierpnia 2017 r. lub później wpłacona opłata nie podlega zwrotowi, z wyjątkiem kwoty przewyższającej koszty poniesione przez Organizatora dla zapewnienia uczestnictwa w wydarzeniu danemu Uczestnikowi.
- Osoby inne niż osoby chore na rdzeniowy zanik mięśni, ich rodziny, opiekunowie lub osoby imiennie zaproszone przez Organizatora mogą wziąć udział w Konferencji na zasadzie odpłatnej. Uczestnikom takim nie przysługuje bezpłatny ani subsydiowany nocleg ani wyżywienie.
VII. Postanowienia końcowe
- Osoby mające specjalne wymagania, w tym w szczególności dietetyczne albo dotyczące sprzętu, powiadamiają o tym fakcie Organizatora na formularzu zgłoszeniowym. Organizator dołoży wszelkich starań, aby je wypełnić, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ich niespełnienie.
- Ze względu na konieczność zapewnienia spokojnego przebiegu Konferencji, na terenie obiektu wprowadza się zakaz spożywania alkoholu oraz przebywania pod wpływem alkoholu na terenie obiektu konferencyjnego do godziny 19:00 dnia 18 sierpnia 2017 oraz w godzinach 08:00–13:00 dnia 19 sierpnia 2017.
- Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
- Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
- Organizator dokłada wszelkich starań celem zapewnienia niezakłóconego przebiegu Konferencji, w tym zobowiązuje obiekt konferencyjny do posiadania awaryjnego zasilania w energię elektryczną. Jednocześnie Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niespodziewane wydarzenia utrudniające uczestnictwo w Konferencji, w tym przerwy w dostawie energii elektrycznej, awarie zasilania, awarie łączy internetowych, sprzętu konferencyjnego, wind i podnośników.
- Program Konferencji wiąże się z utrwalaniem jej przebiegu przez Organizatora przy użyciu technik fotograficznych, filmowych i innych. Uczestnictwo w Konferencji wymaga wyrażenia zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku przez Organizatora w celach informacyjnych, publicystycznych i marketingowych dla celów realizacji celów statutowych.
- Udział w Konferencji jest możliwy tylko po wyrażeniu przez Uczestników zgody na gromadzenie i przetwarzanie ich danych osobowych przez Organizatora zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 roku poz. 833) w celu komunikacji pomiędzy Uczestnikami a Organizatorem.
- Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
- W sprawach nie uregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.